La mobilité professionnelle est devenue un sujet stratégique pour les entreprises.

Entre maîtrise des coûts, exigences de conformité, sécurité des collaborateurs et attentes accrues en matière de confort et de durabilité, le corporate travel planner occupe aujourd’hui une position centrale. Ce métier, souvent méconnu, dépasse largement la simple organisation de voyages. On vous explique.

Un métier au croisement du tourisme et de la stratégie d’entreprise

Le corporate travel planner est responsable de l’organisation et de l’optimisation des déplacements professionnels au sein d’une entreprise. Contrairement à un agent de voyages loisirs, il travaille dans un cadre contraint, défini par une politique voyages, des budgets précis et des impératifs réglementaires.

Son rôle est d’assurer que chaque déplacement serve un objectif professionnel clair, tout en limitant les risques et les coûts. Il agit comme un véritable chef d’orchestre entre les collaborateurs, les managers, les prestataires de transport et d’hébergement, mais aussi les directions finance, achats et ressources humaines.

Dans une grande entreprise internationale, il peut gérer des centaines, voire des milliers de déplacements par an, avec une forte responsabilité opérationnelle et stratégique.

Des responsabilités concrètes et transversales

Au quotidien, le corporate travel planner organise les voyages d’affaires, du déplacement ponctuel à l’itinéraire complexe impliquant plusieurs pays. Il doit anticiper les contraintes de visas, les temps de correspondance, les règles de sécurité et les obligations locales.

Mais son rôle ne s’arrête pas à la réservation. Il pilote la politique voyages de l’entreprise et veille à son application. Cela implique des arbitrages permanents : choisir un vol plus économique plutôt qu’un vol direct, privilégier le train lorsque c’est pertinent, ou autoriser une exception lorsque l’enjeu business le justifie.

Un cas fréquent : la refonte d’une politique voyages pour réduire les coûts sans dégrader l’expérience des collaborateurs. Le corporate travel planner analyse alors les données de dépenses, identifie les postes d’optimisation, échange avec les équipes et accompagne le changement sur le terrain.

Le duty of care : une responsabilité centrale du corporate travel planner

Le duty of care désigne l’obligation légale et morale de l’entreprise de protéger ses collaborateurs lorsqu’ils sont en déplacement professionnel. Concrètement, il s’agit d’anticiper les risques, de suivre les voyageurs en temps réel et de mettre en place des procédures claires en cas d’incident. Le corporate travel planner doit savoir où se trouvent les collaborateurs, dans quel contexte ils se déplacent et quels sont les dispositifs d’assistance disponibles.

Lors d’un déplacement à l’international, les risques peuvent être multiples : grève des transports, catastrophe naturelle, instabilité politique, crise sanitaire ou problème médical. Le rôle du corporate travel planner est alors de déclencher rapidement les bons leviers. Cela peut aller de la modification immédiate d’un itinéraire à l’organisation d’un rapatriement d’urgence.

Les assurances voyage professionnelles jouent un rôle clé dans ce dispositif. Le corporate travel planner doit s’assurer que les contrats couvrent l’assistance médicale, l’hospitalisation à l’étranger, le rapatriement sanitaire, mais aussi la responsabilité civile, la perte de bagages ou l’annulation de déplacement. Il doit également vérifier les conditions de prise en charge selon les pays, les durées de séjour et le statut du collaborateur.

Imaginons qu’un salarié en mission en Asie est hospitalisé suite à un problème de santé. Le corporate travel planner coordonne l’intervention de l’assistance, échange avec l’assureur, informe les ressources humaines et organise, si nécessaire, un rapatriement médicalisé. Dans ce type de situation, la rapidité et la qualité de coordination sont déterminantes.

Le duty of care implique aussi un travail en amont. Avant le départ, le corporate travel planner peut recommander certaines destinations, imposer des compagnies ou des hôtels référencés, informer sur les risques locaux et vérifier que les collaborateurs disposent des documents et assurances nécessaires. Dans certaines entreprises, il participe à la mise en place de formations ou de briefings sécurité pour les voyageurs fréquents.

Un métier confronté en permanence à l’imprévu

Le corporate travel planner travaille dans un environnement où l’imprévu est la norme. Un vol annulé la veille d’une réunion stratégique, un déplacement reporté en urgence ou une frontière fermée obligent à réagir rapidement.

Ces situations exigent une excellente capacité d’analyse et une grande réactivité. Elles illustrent aussi la valeur ajoutée du métier : sans pilotage centralisé, les entreprises s’exposent à des surcoûts importants, à des risques juridiques ou à des collaborateurs livrés à eux-mêmes.

Parallèlement, le corporate travel planner intervient sur des projets de fond, comme le déploiement d’outils digitaux de réservation, l’intégration de critères de durabilité ou la mise en place de reportings pour les directions financières.

Compétences clés et qualités humaines

Réussir dans ce métier suppose une solide connaissance du tourisme d’affaires, des marchés aériens et hôteliers, ainsi qu’une maîtrise des outils de réservation et de suivi des dépenses. À cela s’ajoute une compréhension fine des enjeux financiers et réglementaires liés aux déplacements professionnels.

Sur le plan humain, le corporate travel planner doit faire preuve de rigueur, de sang-froid et d’un fort sens du service. Il agit souvent sous pression et doit communiquer efficacement avec des interlocuteurs très différents, parfois dans un contexte interculturel.

Deux qualités sont particulièrement déterminantes :

• la capacité à anticiper et à organiser, pour limiter les risques et les imprévus ;
• l’aptitude à conseiller et à convaincre, afin de faire respecter la politique voyages sans dégrader l’adhésion des collaborateurs.

Se former et évoluer dans le métier

Le métier est généralement accessible après une formation en tourisme, tourisme d’affaires ou management, à partir d’un bac+3 ou d’un bac+5. Les écoles de tourisme apportent une compréhension globale du secteur, des bases solides en gestion et une approche orientée projet.

Les premières expériences, notamment en agence de voyages d’affaires ou au sein d’un service déplacements, sont décisives pour acquérir les réflexes opérationnels. Avec l’expérience, le corporate travel planner peut évoluer vers des fonctions telles que travel manager, responsable achats voyages, responsable mobilité internationale ou encore consultant en stratégie travel. Ces évolutions reflètent la dimension de plus en plus stratégique du métier.

Le corporate travel planner est un expert de la mobilité professionnelle, au service de la performance et de la sécurité des entreprises. À l’heure où les déplacements sont de plus en plus encadrés et scrutés, ce métier offre des perspectives solides à celles et ceux qui souhaitent évoluer dans le tourisme d’affaires, avec une forte dimension managériale et stratégique.